Boxen zum Aufbewahren von Dokumenten und Papieren

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-02-26 04:43

Ordnung in Dokumenten ist wichtig für optimale und schnelle Arbeitsergebnisse. So können Sie die benötigten Papiere schnell finden und vor dem Einfluss äußerer Faktoren schützen. Um die Systematisierung und Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten, müssen Sie wissen, wie Sie diese richtig archivieren und welche Mittel dafür benötigt werden.

Dokumentenarchivierung

Jeder Bereich des menschlichen Lebens von der Geburt bis zum letzten Tag wird von Papierkram begleitet. Sie können von unterschiedlicher Bedeutung, Wert und Speicherdauer sein. Aber die Tatsache, dass die meisten von ihnen eine gewisse Zeit in ordnungsgemäßem Zustand geh alten werden müssen, ist eine Tatsache. Um die Aufbewahrung von Papieren über einen langen Zeitraum zu gewährleisten, verwenden Sie Boxen zur Aufbewahrung von Dokumenten. Heute können sie frei gekauft oder von Hand hergestellt werden.

Relevanz der Papierlagerung

Originale und Kopien müssen immer aufbewahrt werden.

• Klein, mittel undin großen Unternehmen, in Behörden ist die Archivierung gesetzlich vorgeschrieben.
• Im Büro, insbesondere in HR-, Buchh altungs- und Handelsunternehmen, können Sie so den Arbeitsprozess optimieren, den Arbeitsbereich entlasten und die Kontinuität der Funktionen für neue und bestehende Mitarbeiter sicherstellen.
• Das sorgt zu Hause für Ordnung und die Möglichkeit, die nötigen Papiere auch in Notfällen rechtzeitig zu finden.

Archivierungszubehör

Dokumentenboxen werden am häufigsten verwendet, um Papier zu sparen. Heute sind Rohlinge für sie zum freien Verkauf erhältlich. In der Regel sind sie für A4-Papiere vorgesehen. Es gibt aber auch andere Größen. Einige Hersteller bieten Verbrauchern spezielle Papierboxen an, in denen mehrere Schachteln mit Papieren aufbewahrt werden können. Sie werden unmontiert verkauft und eine einfache Anleitung macht es jedem Käufer leicht, sie zusammenzubauen. Die Verwendung solcher Boxen ermöglicht es Ihnen, unnötige Geschäftspapiere loszuwerden und bei Bedarf schnell das richtige Dokument zu finden. Durch das richtig gewählte Kartonformat können Sie das Platzproblem optimal lösen und wertvolle Materialien für lange Zeit sparen. Und eine zeitweise übersichtliche Strukturierung von Originalen und Kopien erhöht die Arbeitsgeschwindigkeit der Mitarbeiter.

Papierkram im Büro sparen

Kartonschachteln sind die beste Wahl, um Papiere vor Witterungseinflüssen am Arbeitsplatz zu schützen. Dokumentenspeicher. Um sie zu verwenden, ist es notwendig, die Materialien nach Themen in Gruppen zu verteilen und sie entweder in großen Mengen oder in separaten Dateien oder in Ordnern, Ordnern oder anderen Arten von ihnen zu sammeln. Und holen Sie dann die Kartons gemäß den erforderlichen Abmessungen ab. Sie sind kostengünstig, sodass Sie die Menge kaufen können, die Sie benötigen. Boxen zeichnen sich durch Geräumigkeit, Langlebigkeit und Umweltfreundlichkeit aus. Handschlitze erleichtern das Aufnehmen und Tragen, während der Deckel (aufklappbar oder abnehmbar) Staub fernhält. Außen auf dem Karton können Sie die Art der Dokumente unterschreiben. In der Regel werden Büro-Aufbewahrungsboxen unmontiert mit gedruckter grafischer Anleitung verkauft, sodass sie leicht auf- und abgebaut und bei Bedarf an einem abgelegenen Ort versteckt werden können.

Lieferung von Dokumenten für langfristige Einsparungen

Keine einzige Behörde oder Privatunternehmen, das ernsthafte Geschäfte macht, kommt ohne die Archivierung von Dokumenten aus. Verw altungs-, Steuer-, Personal-, Buchh altungs- und andere Unterlagen haben eine andere Aufbewahrungsfrist, die in der Liste Nr. 578 geregelt ist. Dies ist ein obligatorisches Verfahren, das oft eine ziemlich lange Aufbewahrungsfrist (bis zu 75 Jahre) vorsieht. In diesem Fall werden alle Papiere sortiert, in Kartons gesteckt und in den dafür vorgesehenen Räumlichkeiten abgegeben. Für Kartons gelten in diesem Fall besondere Anforderungen: Sie müssen aus strapazierfähigem Karton bestehen (wenn sie die GOST-Anforderung erfüllen, dann haben sie das idealerweise auchähnlich der angegebenen Garantiezeit). In diesem Fall ist es besser, Archivboxen zur Aufbewahrung von Dokumenten und Kartons zu verwenden. Letztere sind die Aufnahme für mehrere Behälter für Papiere. Sie haben Schnüre, da sie für die Langzeitlagerung vorgesehen sind.

Der Einfachheit halber können Sie auch Kisten für die vertikale und horizontale Lagerung von Materialien abholen. Es sollte auch berücksichtigt werden, dass es private Unternehmen gibt, die bereit sind, Behälter für Papiere nach den vom Kunden angegebenen Abmessungen herzustellen.

Home-Archiv

Jeder Erwachsene sollte sich darum kümmern, wichtige Papiere in den Wänden seines Hauses aufzubewahren. Schließlich müssen Sie sehr oft Dokumente vorlegen, die Ihre Identität, Bildung, Eigentum usw. bestätigen. Um unnötige finanzielle Ausgaben zu vermeiden und Ihre Rechte ausüben zu können, müssen Sie Garantiekarten für Haush altsgeräte und Handbücher dafür aufbewahren Betrieb, Kaufbelege. Dokumente können im Notfall dringend benötigt werden: bei plötzlicher Abreise, Brand, Naturkatastrophe, Evakuierung der Bevölkerung…

Originale und Kopien von Wertpapieren müssen an einem Ort sein, vor neugierigen Blicken geschützt, sortiert und vor äußeren Einflüssen geschützt. Es ist gut, wenn zu diesem Zweck eine Box zum Aufbewahren von Dokumenten zu Hause vorbereitet wird. Es kann gekauft werden, indem Sie einen Kartonzuschnitt in einem Geschäft zu einem kleinen Preis kaufen, oder Sie können jede unnötige Schachtel anpassen. Wenn nicht archiviertOriginale, deren mühsame Suche wird sichergestellt und die Wiederherstellung im Verlustfall kostet viel Zeit, Geld und vor allem Nerven.

Organisation von Heimwerten

Um Schachteln zum Aufbewahren von Papieren und Dokumenten zu kaufen oder selbst herzustellen, müssen Sie alle Materialien zerlegen und in Gruppen sortieren, zum Beispiel:

• persönliche Dokumente;
• Eigentumspapiere;
• Darlehensverträge, Zahlungen auf Transaktionen;
• Unterlagen über den Gesundheitszustand von Angehörigen, bestandene Untersuchungen, ärztliche Gutachten;
• Materialien zur Bestätigung der Zahlung für Waren, Garantiekarten usw.

Es ist notwendig, die Gültigkeitsdauer von Wertpapieren zu berücksichtigen, da einige von ihnen zum Zeitpunkt der Analyse möglicherweise nicht relevant sind.

Tipps zur Materialverteilung

Originale und Kopien können in der Größe variieren, daher können auch Aktenkartons passend angefertigt werden. In diesem Fall können die Originale sortiert werden:

• nach Wichtigkeit geordnet;
• nach Größe;
• nach Relevanzzeitraum;
• nach Art (Arbeit, Zuhause…);
• auf Veranst altungen.

Eine solche Systematisierung spart Zeit bei der Suche nach den richtigen Papieren und schützt sie vor Kindern, Fremden und äußeren Faktoren.

DIY Aufbewahrungsboxen

Der Hauptunterschied zwischen Familien- und Büromaterialien ist ihre Größe: bei der Arbeitdas ist in der Regel A4, während das Papier zu Hause ganz anders ist. Daher können Sie mit Ihren eigenen Händen Kisten zum Aufbewahren von Dokumenten herstellen. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

1. Sie können einen Rohling in jeder Haush altsabteilung des Supermarkts kaufen und ihn gemäß den Anweisungen zusammenbauen.
2. Wenn Sie eine kleine Schachtel benötigen, müssen Sie die Zeichnungen nehmen, herunterladen, auf Karton übertragen und kleben. Wenn die angegebenen Abmessungen nicht zu dem Benutzer passen, können Sie die Zeichnung auf Papier übertragen und dabei die Abmessungen des Werkstücks mehrmals reduzieren.
3. Am einfachsten ist es, eine nicht benötigte Schachtel zu nehmen und für die Originale aufzubewahren.
4. Machen Sie nach Ihrer eigenen Zeichnung. Um beispielsweise eine Schachtel für persönliche Dokumente (Reisepässe, Geburtsurkunden, Rechte, Bildungsabschlüsse) herzustellen, müssen Sie 2 Blätter starkes Papier (Karton) nehmen und aus jedem ein Quadrat der erforderlichen Größe ausschneiden. addieren Sie weitere 1,5 cm zu einem (für den Deckel). Dann f alten Sie jedes Blatt in der Mitte und entlang verschiedener Diagonalen. Insgesamt sollten es 3 Zeilen sein. Als nächstes sollten die Ecken zur Mitte gebogen werden, und dann sollte jede Seite so gef altet werden, dass ihre Kante durch die Mitte des Blattes verläuft. Der letzte Schritt besteht darin, die Papierschachtel entlang der vorhandenen Linien zusammenzusetzen und die Seiten zu kleben.

Gleichzeitig kann jede solche Schachtel mit farbigem Papier, Kleber, Schere passend zur Innenfarbe dekoriert werden. Gefüllte „Tresore“sollten vor direkter Sonneneinstrahlung, Feuchtigkeit und Kindern geschützt werden.

Dokumente sind Begleiter des menschlichen Lebens. Ihre Sicherheit können Sie mit Hilfe von Kisten zur Aufbewahrung von Dokumenten im Archiv gewährleisten, und wenn die finanzielle Situation dies nicht zulässt, können Sie sie aus improvisierten Materialien selbst bauen. Und dann ist für eine ruhige Atmosphäre am Arbeitsplatz und zu Hause gesorgt.